Ungdomens Nordiska Råd rf:s dataskyddspolicy
22.02.2026
Ungdomens Nordiska Råd r.f.
Allmänt
Denna dataskyddspolicy redogör för hur och enligt vilka regler Ungdomens Nordiska Råd r.f. (UNR) hanterar personuppgifter. Policyn innehåller flera dataskyddsbeskrivningar för de olika registren som UNR upprätthåller för att kunna genomföra sin verksamhet.
UNR är sedan 1.1.2025 en förening registrerad i Finland. UNR har ett sekretariat som ansvarar för UNR:s administrativa och organisationsmässiga funktioner, och är baserat i Helsingfors. Sekretariatet har personal som är anställda av Pohjola-Nordens Ungdomsförbund (PNU) genom samarbetsavtal. UNR anser sig omfattas av Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och Dataskyddslagen i Finland (1050/2018) eftersom föreningen är baserad i Finland.
UNR behandlar personuppgifter enligt gällande lag och god praxis. Behandlingen är begränsad till vad som är nödvändigt i förhållande till det konkreta syftet med behandlingen. Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Namn, adressuppgifter, nationalitet, personnummer och digitala spår kan vara personuppgifter. Den person vars personuppgifter behandlas kallas i lagstiftningen för registrerad.
Medlemsregister
Registeransvarig
Ungdomens Nordiska Råd r.f.
FO-nummer: 3494218–6
Andra linjen 14
00530 Helsingfors
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Generalsekreterare Helena Hyvönen
+358 447 335 781
Registrets namn
Ungdomens Nordiska Råds medlemsregister
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Den huvudsakliga grunden för behandling av personuppgifter är den lagstadgade skyldigheten att föra ett medlemsregister. Syftet med registret är att samla in de personuppgifter som krävs enligt 11 § i föreningslagen (503/1989) och andra uppgifter om medlemsorganisationerna som är nödvändiga för föreningens verksamhet. Utöver dessa grunder behandlas personuppgifter för att förverkliga den registeransvariges berättigade intressen.
Ungdomens Nordiska Råd r.f:s medlemmar är endast organisationer. Medlemskapet kan ändå medföra att UNR indirekt hanterar personuppgifter, ifall kontaktpersoner eller –uppgifter till medlemsorganisationerna är personliga. Personuppgifter behandlas för att upprätthålla Ungdomens Nordiska Råd r.f.:s medlemsregister, för att hantera medlemsförhållandet, och för att kunna organisera Ungdomens Nordiska Råd r.f.:s verksamhet.
Kategorier av personer och registrets datainnehåll
Registret innehåller kontaktuppgifter till UNR:s medlemsorganisationer. Registret innehåller i regel följande uppgifter:
- Namn och kontaktuppgifter (inklusive hemort) för medlemsorganisationen
- Namn, e-postadress och telefonnummer till ordföranden för medlemsorganisationen
- Namn, e-postadress och telefonnummer till verksamhetsledare eller annan ledande tjänsteperson i medlemsorganisationen, om tillämpligt
Regelmässiga informationskällor
I regel består uppgifterna av offentligt tillgängliga uppgifter. I andra hand samlas informationen i registret samlas in från medlemsorganisationerna och de registrerade själva vid början av och under deras medlemskap. De registrerade kan uppdatera sina uppgifter genom att kontakta den registeransvariga.
Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Registeruppgifter hanteras av den registeransvariga och lämnas inte ut till tredje part.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna lagras i molntjänsten Microsoft SharePoint, som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES.
Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt. Uppgifterna raderas när de inte längre behövs (till exempel om ansvarspersoner inom organisationen byts ut) eller när medlemsorganisationens medlemskap upphör.
Principer för skydd av registret
Ungdomens Nordiska Råd r.f är som registeransvarig skyldig att se till att de personuppgifter som organisationen hanterar skyddas på ett adekvat sätt med hjälp av nödvändiga tekniska och organisatoriska säkerhetsmekanismer.
Ungdomens Nordiska Råd r.f har instruerat sin personal som arbetar med behandling av personuppgifter om korrekt behandling av personuppgifter och sekretess. Personuppgifter skyddas från extern användning och åtkomst.
Ungdomens Nordiska Råd r.f och dess underleverantörers datanätverk och utrustning skyddas av brandväggar, lösenord och andra lämpliga tekniska åtgärder.
Fysiska kopior av material undviks. Eventuellt sådant material förvaras i ett låst utrymme som endast är tillgängligt för behöriga personer.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har bland annat rätt att:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter
- få tillgång till sina uppgifter
- rätta sina uppgifter
- avlägsna sina uppgifter och bli glömd
- begränsa behandlingen av sina personuppgifter
- göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter
- i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas.
Ungdomens Nordiska Råds evenemangs- och kommunikationsregister
Registeransvarig
Ungdomens Nordiska Råd r.f.
FO-nummer: 3494218–6
Andra linjen 14
00530 Helsingfors
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Generalsekreterare Helena Hyvönen
+358 447 335 781
Registrets handläggare
Creamailer Oy (2255533–0)
Valimotie 13 A
00380 Helsinki
Registrets namn
Ungdomens Nordiska Råds evenemangs- och kommunikationsregister
Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Deltagande i Ungdomens Nordiska Råd r.f.s evenemang kräver anmälan. Personuppgifter behandlas i baserat på den registrerades samtycke för att hantera anmälningar och kontakter i samband med evenemanget. De personuppgifter som behandlas i registret kan också användas för kommunikation om evenemang samt marknadsföringsåtgärder relaterade till evenemanget i fråga.
Om den registrerade inte tillhandahåller den begärda informationen för att genomföra evenemangsanmälan, kan den registeransvarige inte acceptera den registrerades anmälan som skulle möjliggöra deltagande i evenemanget.
Kategorier av personer och registrets datainnehåll
De personer vars uppgifter kan behandlas är deltagare i evenemang som anordnas av den registeransvariga. Registret kan behandla uppgifter som lämnats av personer som har anmält sig till ett evenemang och som är nödvändiga för genomförandet av evenemanget. Denna registerinformation som anges av den registrerade själv kan innehålla bland annat följande information:
- för- och efternamn
- kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, postadress)
- medlemsorganisation
- kön
- ålder
- allergier, behov av specialarrangemang (till exempel på grund av sjukdom osv.), som behövs för att ordna evenemanget och för eventuella första hjälpen-situationer
- information om fakturering, eller
- annan information som är relevant för genomförandet av evenemanget.
Regelmässiga informationskällor
Information som de registrerade lämnar när de anmäler sig till ett evenemang genom Creamailer-formulär eller via annan motsvarande tjänst.
Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Registeruppgifter kan delas inom den registeransvariges organisation och mellan evenemangets intressenter och externa tjänsteleverantörer som är involverade i genomförandet av evenemanget. Anmälningar och insamling av personuppgifter sker via den finländska tjänsten Creamailer Oy. Företagets dataskyddsbeskrivning hittas här.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifterna lagras utöver i Creamailers system även i molntjänsten Microsoft SharePoint, som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (EU 2016/679). Uppgifterna överförs inte utanför EU eller EES.
Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter om evenemang lagras så länge som det är nödvändigt för att ordna evenemanget, samla in respons och fakturera.
Personuppgifter som krävs för bokföringsändamål lagras under den tid som krävs enligt lag.
Alla uppgifter raderas när grunden för behandlingen inte längre föreligger och inte längre behövs i för att genomföra evenemanget och/eller verksamheten.
Principer för skydd av registret
Ungdomens Nordiska Råd r.f är som registeransvarig skyldig att se till att de personuppgifter som organisationen hanterar skyddas på ett adekvat sätt.
Uppgifterna hålls tekniskt säkra. För att logga in i registret krävs ett personligt användarnamn och lösenord, och således skyddas personuppgifterna från extern användning och åtkomst. Obehörig åtkomst förhindras också till exempel med hjälp av brandväggar och tekniskt skydd. Endast den personuppgiftsansvarige och särskilt utsedda personer i personalen har tillgång till, rätt att behandla och upprätthålla uppgifterna i registret. Registerdata säkerhetskopieras på ett säkert sätt och kan återställas vid behov.
Om det är nödvändigt att göra manuella kopior av personuppgifter, till exempel papperslistor, kommer de att hanteras omsorgsfullt i enlighet med god datahanteringspraxis. Kopior förstörs omedelbart när de inte längre behövs. Fysisk åtkomst till data blockeras av åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder.
Den registrerades rättigheter
Den registrerade har bland annat rätt att:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter
- få tillgång till sina uppgifter
- rätta sina uppgifter
- avlägsna sina uppgifter och bli glömd
- begränsa behandlingen av sina personuppgifter
- göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter
- i den mån behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätten att när som helst återkalla samtycket utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycket innan det återkallas.
Kontaktuppgifter
Ungdomens Nordiska Råd r.f.
FO-nummer: 3494218–6
Andra linjen 14
00530 Helsingfors
Frågor om dataskyddsbeskrivningen riktas till unr@unginorden.org. UNR har rätt att ändra sin dataskyddspolicy genom att uppdatera denna sida.
